Incidentes, suspeitas de fraude, conflitos contratuais, falhas operacionais e investigações internas podem surgir de forma inesperada. Entretanto, as informações necessárias para compreender esses acontecimentos normalmente começaram a ser produzidas muito antes.
Registros de sistemas, mensagens, documentos, imagens, controles de acesso, dados financeiros, equipamentos e comunicações podem conter elementos relevantes. Se a organização somente pensar nessas fontes depois que o problema estiver estabelecido, parte das informações poderá já ter sido perdida, alterada, sobrescrita ou retirada de seu contexto.
A preparação para reconhecer e preservar esses elementos está relacionada à governança da evidência.
O que é governança da evidência?
Governança da evidência é o conjunto de práticas destinadas a preparar uma organização para identificar, preservar, recuperar, documentar e disponibilizar elementos que possam ser necessários ao esclarecimento técnico de fatos.
Seu objetivo não é antecipar conclusões nem transformar toda informação corporativa em evidência. A finalidade é estabelecer condições para que dados e materiais potencialmente relevantes possam ser adequadamente compreendidos quando houver necessidade.
Essa preparação envolve questões como:
- Quais sistemas e ambientes produzem registros?
- Onde as informações ficam armazenadas?
- Por quanto tempo permanecem disponíveis?
- Quem possui acesso e responsabilidade sobre elas?
- Como preservar dados diante de uma ocorrência?
- Quais providências precisam ser documentadas?
- Que áreas internas devem ser acionadas?
- Quando é necessária uma avaliação técnico-forense?
Sem respostas previamente estabelecidas, decisões tomadas sob pressão podem comprometer justamente os elementos necessários à posterior compreensão dos fatos.
A evidência existe antes do conflito
Um erro comum é pensar na evidência apenas quando surge um processo judicial, uma investigação formal ou uma exigência regulatória.
Na realidade, os elementos relacionados a um fato podem ser produzidos durante toda a operação da empresa. Entre as possíveis fontes estão:
- sistemas corporativos;
- registros de autenticação e acesso;
- correio eletrônico;
- aplicativos de comunicação;
- documentos e arquivos compartilhados;
- computadores e dispositivos móveis;
- equipamentos industriais;
- sistemas de segurança e controle de acesso;
- registros financeiros e contábeis;
- imagens e gravações;
- plataformas mantidas por terceiros;
- cópias de segurança;
- documentos físicos;
- registros de manutenção e operação.
Cada fonte possui características próprias. Algumas informações são mantidas por longos períodos; outras são automaticamente substituídas em poucas horas ou dias. Certos dados permanecem sob controle direto da organização, enquanto outros dependem de fornecedores e prestadores de serviços.
Conhecer essas diferenças antes de uma ocorrência reduz a possibilidade de perda de informações relevantes.
Situações em que a governança da evidência pode ser necessária
A necessidade de preservar e compreender evidências não se limita a crimes cibernéticos. Ela pode surgir em diferentes situações empresariais.
Suspeitas de fraude
Movimentações, acessos, documentos, comunicações e decisões internas podem precisar ser correlacionados para compreender a sequência dos acontecimentos.
Incidentes tecnológicos
Falhas, indisponibilidades, acessos indevidos, alterações de configuração e vazamentos podem deixar registros distribuídos entre diferentes sistemas e fornecedores.
Conflitos contratuais
A execução de obrigações pode depender de documentos, comunicações, registros operacionais, medições, entregas e informações produzidas ao longo do relacionamento.
Investigações internas
A apuração de uma ocorrência pode envolver pessoas, equipamentos, sistemas, documentos e diferentes áreas da organização.
Acidentes e falhas operacionais
Equipamentos, registros de manutenção, sistemas de supervisão, imagens e condições ambientais podem contribuir para a compreensão do evento.
Conflitos societários ou trabalhistas
Documentos, autorizações, acessos, mensagens e registros de atividades podem conter informações relevantes, sempre respeitados os limites técnicos e as determinações dos profissionais responsáveis.
Sinistros e reclamações
A verificação das circunstâncias pode depender da preservação de registros produzidos antes, durante e depois do acontecimento.
Em todas essas situações, a evidência pode estar dispersa. Por isso, sua preservação exige coordenação.
Principais riscos da falta de preparação
Quando não existe governança da evidência, a organização pode enfrentar dificuldades que não decorrem da ausência original de informações, mas da forma como elas foram administradas.
Perda automática de registros
Muitos sistemas eliminam ou sobrescrevem informações depois de determinado período. Quando a necessidade é identificada, o conteúdo pode não estar mais disponível.
Alteração involuntária
Abrir, copiar, mover, converter ou manipular um arquivo pode modificar informações associadas a ele. A alteração pode ocorrer mesmo quando a intenção era apenas verificar o conteúdo.
Ações internas descoordenadas
Diferentes áreas podem tomar providências simultâneas sem conhecer o impacto sobre as evidências. Um equipamento pode ser formatado, uma conta pode ser desativada ou registros podem ser excluídos durante procedimentos operacionais rotineiros.
Ausência de documentação
Mesmo quando determinada informação é preservada, a falta de registro sobre sua origem, obtenção e tratamento pode dificultar a compreensão e a avaliação posterior.
Dependência de terceiros
Informações mantidas por fornecedores podem estar sujeitas a condições técnicas, prazos de retenção e procedimentos diferentes daqueles adotados internamente.
Interpretação prematura
Conclusões formuladas antes do exame adequado podem direcionar a apuração de forma incorreta e levar à desconsideração de fontes relevantes.
A governança da evidência procura reduzir esses riscos por meio de responsabilidades, procedimentos e critérios previamente definidos.
Primeiro elemento: mapear as fontes de informação
A organização precisa conhecer os ambientes em que suas informações são produzidas e armazenadas.
Esse mapeamento não deve se limitar ao departamento de tecnologia. Documentos e registros podem estar distribuídos entre áreas administrativas, financeiras, operacionais, comerciais, industriais e de segurança.
O levantamento pode considerar:
- finalidade de cada sistema;
- tipos de dados produzidos;
- responsáveis técnicos e administrativos;
- locais de armazenamento;
- prazos de retenção;
- mecanismos de cópia de segurança;
- fornecedores envolvidos;
- formas de acesso;
- possibilidades de exportação;
- dependências entre sistemas;
- limitações conhecidas.
O objetivo não é coletar preventivamente todos os dados, mas compreender onde eles se encontram e quais cuidados poderão ser necessários.
Segundo elemento: definir responsabilidades
Uma ocorrência com possível repercussão técnico-forense pode envolver diversas áreas:
- direção;
- departamento jurídico;
- compliance;
- auditoria;
- gestão de riscos;
- segurança da informação;
- tecnologia;
- recursos humanos;
- operação;
- comunicação;
- especialistas externos.
Sem responsabilidades definidas, podem ocorrer atrasos, duplicidade de ações ou decisões incompatíveis.
A organização deve saber quem pode:
- reconhecer a necessidade de preservação;
- comunicar a ocorrência;
- autorizar providências internas;
- suspender procedimentos rotineiros que possam eliminar dados;
- contatar fornecedores;
- documentar as medidas adotadas;
- solicitar apoio técnico especializado;
- coordenar a interlocução entre as diferentes áreas.
Essa definição não determina a solução de cada caso. Ela estabelece um caminho inicial para evitar improvisações.
Terceiro elemento: estabelecer critérios de preservação
Preservar não significa simplesmente copiar ou guardar.
O procedimento adequado depende da natureza da fonte, do sistema, do dispositivo, do documento e da questão a ser examinada. Uma medida apropriada para determinado ambiente pode ser insuficiente ou prejudicial em outro.
Por isso, os procedimentos internos devem evitar instruções genéricas que ignorem as características técnicas dos elementos envolvidos.
Entre os objetivos da preservação estão:
- reduzir o risco de perda;
- evitar alterações desnecessárias;
- manter informações de contexto;
- registrar a origem dos elementos;
- documentar as providências realizadas;
- permitir avaliação técnica posterior.
Quando houver dúvida sobre o impacto de uma ação, a avaliação especializada deve anteceder intervenções que possam modificar os elementos.
Quarto elemento: documentar as providências
A memória informal das pessoas envolvidas não substitui o registro das ações realizadas.
A documentação pode incluir:
- data e horário da ocorrência;
- forma como o fato foi identificado;
- pessoas e áreas comunicadas;
- sistemas, documentos ou equipamentos envolvidos;
- condições inicialmente observadas;
- providências adotadas;
- responsáveis por cada ação;
- transferências ou movimentações de materiais;
- limitações ou dificuldades encontradas;
- participação de fornecedores ou especialistas.
Esse registro ajuda a reconstruir o percurso da informação e a compreender as condições em que ela foi preservada.
Quinto elemento: integrar as áreas responsáveis
Governança da evidência não é responsabilidade exclusiva do departamento jurídico nem da equipe de tecnologia.
O departamento jurídico pode reconhecer a relevância de determinado fato, mas dependerá das áreas técnicas para compreender onde estão os registros e como preservá-los.
A segurança da informação pode identificar um incidente, mas precisará coordenar suas providências com outros responsáveis quando houver possível necessidade de exame posterior.
Compliance, auditoria, riscos, recursos humanos e operação também podem possuir informações ou responsabilidades relevantes.
A governança da evidência cria uma linguagem comum entre essas áreas, sem eliminar suas atribuições específicas.
Relação com compliance, auditoria e segurança cibernética
A governança da evidência possui pontos de contato com outras funções corporativas, mas não se confunde com elas.
Compliance está relacionado à conformidade, à integridade e aos mecanismos internos de prevenção e resposta.
Auditoria examina processos, controles, registros e demonstrações segundo objetivos e critérios definidos.
Gestão de riscos procura identificar, avaliar e tratar incertezas que possam afetar a organização.
Segurança cibernética busca proteger sistemas, redes, dispositivos e informações contra ameaças e eventos adversos.
Governança da evidência concentra-se na preparação para que elementos relevantes possam ser identificados, preservados e tecnicamente compreendidos quando um fato precisar ser examinado.
Essas funções podem atuar de forma coordenada, preservando suas finalidades e competências.
Prontidão técnico-forense
Uma organização apresenta maior prontidão técnico-forense quando consegue responder, com clareza, a perguntas como:
- Conhecemos nossas principais fontes de informação?
- Sabemos quais registros são temporários?
- Existem responsáveis definidos para as primeiras providências?
- As áreas sabem a quem comunicar uma ocorrência?
- Os procedimentos evitam a alteração desnecessária de dados?
- As ações realizadas são documentadas?
- Conhecemos as informações mantidas por terceiros?
- Existem critérios para acionamento de especialistas?
- Jurídico e áreas técnicas conseguem atuar de forma coordenada?
- Os procedimentos são periodicamente revistos?
Respostas negativas não significam necessariamente que a organização esteja em situação irregular. Elas indicam pontos em que a preparação pode ser aprimorada.
Quando considerar apoio técnico especializado
Uma avaliação técnico-forense pode ser necessária quando:
- existe risco de perda ou sobrescrita de informações;
- não se conhece o impacto de determinada intervenção;
- diferentes sistemas ou tipos de evidência precisam ser correlacionados;
- a coleta exige conhecimento ou instrumentos especializados;
- há dúvidas sobre integridade, origem ou contexto;
- o fato possui elevada complexidade técnica;
- as providências internas podem modificar os elementos;
- diferentes especialidades forenses podem estar envolvidas.
O acionamento antecipado permite avaliar a viabilidade dos exames antes que medidas irreversíveis sejam tomadas.
Conclusão
A evidência não começa no processo, na investigação ou na perícia. Ela pode estar sendo produzida continuamente durante as atividades da organização.
Quando surge uma controvérsia, a possibilidade de compreender os fatos dependerá das informações ainda existentes, de suas condições de preservação e da documentação das providências adotadas.
A governança da evidência prepara a empresa para agir de maneira coordenada, reduzir riscos de perda de informações e oferecer melhores condições para avaliações técnico-científicas.
Essa preparação não antecipa conclusões e não substitui a atuação jurídica, a auditoria, o compliance, a gestão de riscos ou a segurança cibernética. Ela assegura que, quando um fato precisar ser examinado, a organização esteja em melhores condições para reconhecer e preservar os elementos relevantes.
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